Trasferte e spese di rappresentanza le novità 2025 su tracciabilità e deducibilità
Nel corso del 2025 sono state profondamente modificate, in più interventi normativi, le regole relative alla deducibilità delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto. La novità principale riguarda l’introduzione dell’obbligo di utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili (come bonifici o carte elettroniche) per garantire:
- la non imponibilità in capo al dipendente in trasferta;
- la deducibilità del costo per imprese e lavoratori autonomi.
A dicembre, l’Agenzia delle Entrate ha fornito importanti chiarimenti con la circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025. Di seguito i principali punti.
Trasferte nel Comune
Un primo chiarimento riguarda le trasferte effettuate all’interno del territorio comunale, ambito che esula dal tema della tracciabilità ma presenta novità rilevanti.
Dal 2025, le indennità e i rimborsi spese per trasferte nel Comune concorrono a formare il reddito del dipendente, con un’eccezione importante: restano esclusi da tassazione i rimborsi documentati di spese di viaggio e trasporto.
Tra questi rientrano:
- biglietti di mezzi pubblici;
- ricevute taxi;
- rimborsi per utilizzo dell’auto propria calcolati secondo le tariffe ACI.
Quest’ultimo punto rappresenta una novità significativa: in passato il rimborso chilometrico per trasferte nel Comune era imponibile.
Pedaggi e parcheggi
La circolare chiarisce un tema che aveva generato interpretazioni contrastanti.
Non concorrono a formare reddito:
- i rimborsi per pedaggi autostradali documentati;
- i rimborsi per parcheggi, purché supportati da documentazione che identifichi chiaramente veicolo e sosta.
Tali spese sono considerate a tutti gli effetti spese di viaggio, sia per trasferte dentro che fuori il Comune.
Obbligo di tracciabilità
L’obbligo di pagamento tracciato riguarda le spese di:
- vitto;
- alloggio;
- viaggio e trasporto tramite taxi e NCC.
Secondo l’Agenzia delle Entrate, tale obbligo si applica sia:
- alle trasferte nel Comune;
- sia a quelle fuori dal Comune.
Va però ricordato che:
- le spese di vitto e alloggio nel Comune restano comunque imponibili per il dipendente;
- le spese di viaggio (taxi e NCC), se tracciate e documentate, restano esenti.
Imposta di soggiorno
Anche il rimborso dell’imposta di soggiorno rientra nell’obbligo di tracciabilità, in quanto accessorio alla spesa di alloggio.
Spese escluse dall’obbligo di tracciabilità
Non tutte le spese di viaggio sono soggette a questo vincolo.
Sono escluse:
- trasporti pubblici di linea (bus, treni, aerei, navi);
- indennità chilometriche per uso del mezzo proprio.
Per queste spese, quindi, non è richiesto il pagamento tracciato.
Modalità di pagamento ammesse
Sono considerati tracciabili:
- bonifici bancari o postali;
- carte di credito e debito;
- strumenti previsti dalla normativa (es. PagoPA, MAV).
La tracciabilità può essere dimostrata tramite:
- ricevute POS;
- estratti conto;
- documentazione bancaria o postale.
È ammesso anche il pagamento tramite smartphone.
Trasferte all’estero
Un’importante semplificazione riguarda le trasferte fuori dall’Italia.
Dal 2025, l’obbligo di tracciabilità non si applica alle spese sostenute all’estero. Pertanto, i rimborsi non imponibili non richiedono l’utilizzo di strumenti tracciabili.
Lavoratori autonomi
Dal 2025 il reddito di lavoro autonomo è improntato al principio di onnicomprensività: ogni compenso percepito costituisce reddito.
Fa eccezione:
- il rimborso analitico delle spese sostenute per conto del cliente, che non concorre al reddito;
- tuttavia, tali costi non sono deducibili.
Impatto della tracciabilità
Se le spese (vitto, alloggio, taxi, NCC) sostenute in Italia:
- non sono pagate con strumenti tracciabili,
- i relativi rimborsi diventano imponibili.
Inoltre:
- se il cliente non rimborsa le spese, queste diventano deducibili solo se pagate in modo tracciabile.
L’obbligo riguarda anche:
- spese non riaddebitate;
- spese sostenute da dipendenti del professionista.
Decorrenze
Le nuove regole entrano in vigore in momenti diversi:
Dal 1° gennaio 2025:
- spese riaddebitate al committente.
Dal 18 giugno 2025:
- spese sostenute direttamente dal professionista;
- spese come committente verso altri professionisti;
- spese per trasferte dei dipendenti.
Imprese: deducibilità dei costi
L’obbligo di tracciabilità incide anche sulla deducibilità delle spese per le imprese.
Riguarda:
- spese di vitto, alloggio, viaggio (taxi e NCC);
- rimborsi analitici a dipendenti e professionisti.
Non si applica, invece:
- ai rimborsi effettuati nel 2025 per spese sostenute nel 2024.
Limiti giornalieri
Le nuove regole si aggiungono ai limiti quantitativi già previsti per le trasferte dei dipendenti, che restano pienamente applicabili.
Amministratori
L’obbligo di tracciabilità si applica anche alle spese di trasferta degli amministratori, indipendentemente dalla natura del loro reddito:
- lavoro dipendente o assimilato;
- lavoro autonomo.
Spese di rappresentanza
Anche le spese di rappresentanza sono soggette all’obbligo di pagamento tracciato, sia se sostenute in Italia sia all’estero.
Si tratta delle spese sostenute per finalità promozionali o di pubbliche relazioni, purché coerenti con l’attività d’impresa.
Pubblicità e sponsorizzazione
Diversamente:
- le spese di pubblicità e sponsorizzazione non rientrano tra quelle di rappresentanza;
- pertanto, non sono soggette all’obbligo di tracciabilità.
Conclusioni
Il 2025 segna un cambio di paradigma nella gestione delle spese di trasferta: la tracciabilità diventa elemento centrale per garantire benefici fiscali.
Per imprese, professionisti e dipendenti diventa quindi essenziale:
- utilizzare strumenti di pagamento tracciabili;
- conservare adeguata documentazione;
- verificare la corretta classificazione delle spese.
Un approccio rigoroso è ormai indispensabile per evitare la perdita di deducibilità e l’imposizione fiscale sui rimborsi.